Om Filedrop Tjänsten...

E-postmeddelanden med stora bilagor kan orsaka förstörelse på e-postservrar och slutanvändares datorer. Nedladdning av sådana e-postmeddelanden kan ta timmar på en långsam Internetanslutning och blockera eventuell sändning eller mottagning av meddelanden under den tiden. I vissa fall kommer nedladdningen att misslyckas upprepade gånger, bryta mottagarens förmåga att ta emot mail alls. Dessutom lägger Internet-e-postklienter avsevärt till storleken på filen som skickas. Om du exempelvis sparar ett Outlook-meddelande med en bilaga lägger du upp till 40% till filens storlek. Om du vill dela filer som är större än 1 MB använder du Filedrop för att tillfälligt göra en fil (eller filer) tillgängliga för en annan användare på Internet, på ett säkert och effektivt sätt.

Det finns två olika typer av användare som kommer åt Filedrop-systemet: Riksarkivet användare, som är associerade med Riksarkivet som kör tjänsten och Internet användare, som omfattar resten av Internet.

En Riksarkivet användare får skicka en uppladdning till någon, oavsett om de är en Riksarkivet eller Internet -användare. En användare av Internet kan bara skicka en uppladdning till en Riksarkivet användare. Det finns flera sätt på vilka en användare kan ladda upp flera filer på en gång:

• Dra och släpp flera filer på en gång på sidan för uppladdning
• Klicka på knappen "Lägg till filer" på uppladdningssidan och välj 1 eller flera filer på en gång med hjälp av kombinationer av klick, Skift + klicka och Ctrl + klicka (Cmd + klicka på en Mac)
• Arkivera och komprimera filerna i ett enda paket och bifoga arkivfilen på uppladdningssidan. Det finns många sätt att arkivera och komprimera filer:
  • Mac-användare kan välja filerna i Finder och "Komprimera" (se menyn Arkiv)
  • Windows-användare kan skapa en "komprimerad mapp" eller använda 7-Zip
  • Linux / Unix-användare kan försöka med "PeaZip" eller "File Roller"

Skapa en uppladdning

När en användare skapar en uppladdning, anger de viss identifierande information om sig själv (namn, organisation och e-postadress); Identifierande information om mottagaren (namn och e-postadress); och väljer vilka filer som ska laddas upp. Om filerna har laddats upp skickas ett mail till mottagaren som förklarar att en uppladdning har gjorts. Det här e-postmeddelandet ger också en länk för att komma till avhämtningen. Annan information (Internetadressen och/eller datornamnet från vilket avhämtningen skapades, till exempel) behålls för att hjälpa mottagaren/mottagarna att kontrollera avsändarens identitet.
 
Hämtning av en uppladdning av en mottagare kan endast göras med både avlämningsens krav-ID och lösenord. När du laddar upp filer kan du välja att inte skicka någon av dessa till mottagaren automatiskt: du skulle då behöva skicka informationen manuellt själv.

Nedladdning

Det finns två sätt att ladda ned filer som har blivit uppladdade

• Alla användare kan klicka på länken som finns i e-postmeddelandet som skickats till dem.
• En inloggad användare kan, när de är inloggade på systemet, visa sin "Inkorg", som har en lista över alla uppladdningar som väntar på dem. När du är inloggad kan du få tillgång till uppladdningar utan att behöva e-postmeddelandet.

När du tittar i inkorgen så kan du se följande:

• En lista på filer som laddats upp
• Avsändare/Mottagare information som avsändaren skrev in när uppladdningen skapades
• Datornamnet och/eller adressen som uppladdningen skapades på
• Eventuellt en lista över uppladdningar som har gjorts

Mottagaren har 14 dagar på sig att hämta filerna. Varje natt tas uppladdningar som är äldre än 14 dagar bort från systemet.

Observera att de uppladdade filerna skannas för virus, men mottagaren bör fortfarande utöva så mycket försiktighet vid nedladdning och öppning av filerna som är lämpligt. Detta kan vara lika enkelt som att verifiera med avsändaren som nämns i epost-meddelandet att han eller hon faktiskt gjort uppladdningen. Man kan också kontrollera det datornamn/adress som loggades när uppladdningen skapades, för att vara säker på att den verkligen kommer ifrån avsändarens internetdomän. Men IP-adresser kan vara fejkade, så den tidigare identitetsverifieringen är verkligen den mest tillförlitliga.